Πώς να ξεχωρίσετε ένα πλαστό email στο γραφείο

Οι κυβερνοεπιθέσεις (Cyber Attacks) είναι ιδιαίτερα ύπουλες στο εργασιακό περιβάλλον, όπου τα όρια μεταξύ θεμιτής και πλαστής επικοινωνίας μπορεί να είναι θολά. Σε αντίθεση με την προσωπική μας ζωή, όπου συνήθως περιμένουμε να λάβουμε μηνύματα από φίλους και συγγενείς, τα επαγγελματικά emails μπορούν εύκολα να μας πιάσουν απροετοίμαστους. Στην επαγγελματική μας ζωή, ένας σημαντικός όγκος δεδομένων μας είναι δημόσια προσβάσιμος. Ο δράστης μπορεί εύκολα να αναλύσει την εταιρική μας ιστοσελίδα ή να αντλήσει πληροφορίες από το LinkedIn προκειμένου να μιμηθεί έναν πραγματικό συνεργάτη ή απλώς να συντάξει μια επαγγελματική πρόταση κομμένη και ραμμένη στο αντικείμενό σας· με αυτόν τον τρόπο, μπορεί εύκολα να σας παρασύρει να κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο ή να ανοίξετε ένα συνημμένο αρχείο. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τι είναι αυτό που πραγματικά διαχωρίζει ένα αυθεντικό μήνυμα από ένα καλοφτιαγμένο πλαστό, ξεκινώντας από το πρόγραμμα αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε και τα αρχεία που διακινούνται μέσα από αυτό, προχωρώντας στους τεχνικούς ελέγχους που τρέχουν αθόρυβα στο παρασκήνιο, και καταλήγοντας στη μία και μοναδική συνήθεια που εντοπίζει σχεδόν οτιδήποτε άλλο: την προσεκτική και αργή ανάγνωση ενός domain πριν το εμπιστευτείτε.

Δύο συνήθειες που προσφέρουν περισσότερα από οποιοδήποτε φίλτρο spam

Το πρόγραμμα αλληλογραφίας (email client) που επιλέγετε έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι συνειδητοποιούν οι περισσότεροι. Κάθε δικλίδα ασφαλείας που συζητείται σε αυτό το άρθρο, όπως η ένδειξη επιτυχίας/αποτυχίας (pass/fail) στα headers ή μια προειδοποίηση για ένα ύποπτο domain, σας προστατεύει μόνο εάν το λογισμικό που χρησιμοποιείτε ενσωματώνει όντως τέτοια features. Καθιερωμένα προγράμματα που συντηρούνται ενεργά, όπως το Outlook (προσωπικά εξακολουθώ να προτιμώ την Classic έκδοση) ή το Thunderbird, τείνουν να το κάνουν αυτό αξιόπιστα. Ένας νεότερος client με ελκυστικό περιβάλλον χρήσης και εντυπωσιακά screenshots δεν είναι απαραίτητα χειρότερος, αλλά έχει δοκιμαστεί για πολύ λιγότερο χρόνο απέναντι σε κακόβουλα τεχνάσματα. Επιπλέον, ο κίνδυνος εκτείνεται πέρα από την απλή «ανωριμότητα» του λογισμικού· ένα άγνωστο και μη πιστοποιημένο πρόγραμμα email θα μπορούσε στην πραγματικότητα να είναι το ίδιο καμουφλαρισμένο κακόβουλο λογισμικό (malware), σχεδιασμένο να υποκλέψει τους κωδικούς σας ή να παρακολουθήσει τις επικοινωνίες σας.

Την ίδια προσοχή πρέπει να επιδεικνύουμε και για τον τρόπο που μοιραζόμαστε αρχεία. Οι σύνδεσμοι ενός Cloud Drive προσφέρουν ευκολία, αλλά η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι συχνά πιο «ανοικτή» από ό,τι αντιλαμβανόμαστε. Όταν ένα share link είναι ανοιχτό «σε οποιονδήποτε κατέχει τον σύνδεσμο», αυτό σημαίνει οποιοδήποτε πρόσωπο λάβει, προωθήσει ή βρει αυτόν τον σύνδεσμο. Για αυτό ρυθμίστε την κοινή χρήση ώστε να απευθύνεται σε συγκεκριμένα άτομα όταν το περιεχόμενο είναι ευαίσθητο, και αποκτήστε τη συνήθεια να ελέγχετε ανά διαστήματα παλιά κοινόχρηστα αρχεία για να ανακαλείτε την πρόσβαση από άτομα που δεν τη χρειάζονται πλέον. Ένα δικαίωμα πρόσβασης που ξεχάσατε να αφαιρέσετε, είναι σαν μια πόρτα που έμεινε ανοιχτή.

Όσον αφορά το ίδιο το αρχείο, οι περισσότεροι πάροχοι email δέχονται συνημμένα (attachments) μεγέθους έως περίπου 50MB, το οποίο καλύπτει τη συντριπτική πλειονότητα των συνηθισμένων εγγράφων γραφείου. Αν πραγματικά χρειάζεται να στείλετε κάτι μεγαλύτερο, μια απλή, γνωστή υπηρεσία μεταφοράς όπως το WeTransfer ή το SwissTransfer είναι μια λογική εναλλακτική για μη ευαίσθητα αρχεία. Αντιμετωπίστε με καχυποψία κάθε αίτημα που σας ωθεί προς ένα άγνωστο εργαλείο διαμοιρασμού αρχείων, ή που σας ζητά να εγκαταστήσετε κάτι μόνο και μόνο για να ανοίξετε ένα έγγραφο.

Τι σας λέει πραγματικά το domain

Το τι αναφέρεται στο πεδίο “Από” (From) είναι το λιγότερο αξιόπιστο στοιχείο σε ένα email. Οποιοσδήποτε μπορεί να πληκτρολογήσει «Η Τράπεζά Σας» ή το όνομα του Διευθύνοντος Συμβούλου σας σε αυτό το πεδίο, με τον ίδιο τρόπο που οποιοσδήποτε μπορεί να γράψει μια ψεύτικη διεύθυνση αποστολέα σε έναν φάκελο.

Τα στοιχεία που είναι πραγματικά δύσκολο να παραποιηθούν βρίσκονται ένα επίπεδο πιο κάτω, και συγκεκριμένα στο domain name του email και στις μικρές εγγραφές που ένα domain δημοσιεύει για τον εαυτό του. Το πιο ενδιαφέρον; Στην πραγματικότητα δεν χρειάζεται να έχετε τεχνικές γνώσεις για να τα χρησιμοποιήσετε.

Οι τρεις έλεγχοι που κάνουν τη σκληρή δουλειά
Κάθε καλά ρυθμισμένο domain αποστολέα μπορεί να ρυθμίσει τρία πράγματα. Σκεφτείτε τα ως μια λίστα αδειοδούχων server, μια σφραγίδα ασφαλείας, και έναν κανόνα του σπιτιού.

• Το SPF είναι η λίστα αδειοδούχων: Το domain δημοσιεύει ποιοι διακομιστές αλληλογραφίας (mail servers) επιτρέπεται να στέλνουν εκ μέρους του και/ή κάνοντας χρήση του domain name. Αν ένα μήνυμα που ισχυρίζεται ότι προέρχεται από το yourbank.com στάλθηκε από έναν server που δεν ανήκει σε αυτή τη λίστα, ο έλεγχος SPF θα αποτύχει.
• Το DKIM είναι η σφραγίδα ασφαλείας: Το domain του αποστολέα προσθέτει μια ειδική κρυπτογραφική υπογραφή στο μήνυμα. Αν το περιεχόμενο αλλοιώθηκε κατά τη μεταφορά, ή το μήνυμα πλαστογραφήθηκε από κάποιον που δεν κατέχει το «κλειδί» του domain, η σφραγίδα δεν θα ταιριάζει.
• Το DMARC είναι ο κανόνας του οικοδεσπότη: και είναι αυτός που πραγματικά σταματά την πλαστοπροσωπία. Λέει στους διακομιστές λήψης τι να κάνουν όταν το SPF ή το DKIM αποτυγχάνουν, και απαιτεί η ορατή διεύθυνση “Από” να ταυτίζεται με το domain που πέρασε την αυθεντικοποίηση. Ένα domain με αυστηρή πολιτική DMARC είναι πάρα πολύ δύσκολο να παραποιηθεί (spoofed). Ένα domain χωρίς καθόλου DMARC είναι μια ορθάνοιχτη πόρτα.

Όταν και τα τρία περάσουν (pass), έχετε πραγματικές αποδείξεις ότι το μήνυμα προήλθε από το domain που ισχυρίζεται. Όταν αποτύχουν, ή όταν το domain δεν τα έχει ρυθμίσει ποτέ, έχετε έναν πολύ καλό λόγο να είστε επιφυλακτικοί.

Πώς να κάνετε τον έλεγχο, χωρίς τεχνικές γνώσεις

Δεν χρειάζεται να διαβάσετε τίποτα από όλα αυτά χειροκίνητα. Υπάρχουν δύο εύκολοι τρόποι:

1. Ρωτήστε το ίδιο το πρόγραμμα αλληλογραφίας. Τα περισσότερα προγράμματα email σας δείχνουν την ετυμηγορία που έχουν ήδη υπολογίσει. Στο Gmail, ανοίξτε το μήνυμα, κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες και επιλέξτε «Προβολή αρχικού» (Show original). Στο Outlook, ανοίξτε το μήνυμα και δείτε τις ιδιότητές του ή τα internet headers. Αναζητάτε ένα μικρό μπλοκ κειμένου κοντά στην κορυφή που ονομάζεται Authentication-Results, με τρεις λέξεις μέσα: spf=pass, dkim=pass, και dmarc=pass. Τρία «pass» είναι ένα καλό σημάδι. Οποιοδήποτε «fail», ειδικά το dmarc=fail, είναι λόγος να αντιμετωπίσετε το μήνυμα ως ύποπτο.
2. Ελέγξτε απευθείας το domain του αποστολέα. Αν θέλετε να μάθετε κατά πόσο το domain μπαίνει καν στον κόπο να προστατεύσει τον εαυτό του, κάντε επικόλληση σε ένα εργαλείο αναζήτησης όπως το DomainIntel.app και δείτε τις εγγραφές του στα SPF, DKIM, και DMARC. Ένας πραγματικός οργανισμός που διαχειρίζεται ευαίσθητη αλληλογραφία συνήθως διαθέτει και τα τρία, με μια αυστηρή πολιτική DMARC. Ένα domain που δεν έχει τίποτα από αυτά, ή μια πολιτική DMARC ρυθμισμένη στο «do nothing» (καμία ενέργεια), είναι ακριβώς το είδος του domain που προσελκύει έναν απατεώνα για μια σκιώδη και κακόβουλη καμπάνια.

Δύο γραμμές στα headers που αξίζουν μια ματιά
Αν όντως ανοίξετε το αρχικό μήνυμα (original message), χρειάζεται να προσέξετε μόνο δύο πράγματα πέρα από το μπλοκ των pass/fail:

• Το πραγματικό domain αποστολής. Κοιτάξτε την πραγματική διεύθυνση μετά το όνομα εμφάνισης (display name), καθώς και στο πεδίο Return-Path. Αν το email λέει ότι είναι από την τράπεζά σας, αλλά το πραγματικό domain είναι κάποιο άλλο, π.χ. secure-bank-alerts.cο, το όνομα εμφάνισης ήταν απλώς… διακόσμηση.
• Πότε δημιουργήθηκε το domain. Ένα domain που κατοχυρώθηκε πριν από τρεις ημέρες δεν είναι η τράπεζά σας. Το ίδιο εργαλείο αναζήτησης που σας δείχνει τα SPF και DMARC, θα σας δείξει την ημερομηνία κατοχύρωσης του domain, καθώς και τη φήμη του ή αν βρίσκεται σε κάποια blocklist. Ένα ολοκαίνουργιο domain, χωρίς αυθεντικοποίηση email, που εμφανίζεται ήδη σε κάποια λίστα spam, είναι μια από τις πιο ξεκάθαρες προειδοποιήσεις που μπορείτε να λάβετε. Μπορείτε να εκτελέσετε αυτόν τον έλεγχο στο DomainIntel.app.

Τίποτα από αυτά δεν απαιτεί να εμπιστευτείτε την «εμφάνιση» ενός email. Μεταφέρει την απόφαση σε στοιχεία που είναι πραγματικά δύσκολο να παραποιηθούν: στο ίδιο το domain, στις δημοσιευμένες εγγραφές του και στο ιστορικό του.

Διαβάζοντας τα αόρατα ίχνη στην υποδομή του αποστολέα

Καταρχάς, είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να ελέγχετε αν βρίσκεστε όντως στο πεδίο των παραληπτών. Η λήψη ενός email όπου το πεδίο “Προς” (To) είναι κενό ή περιέχει μια εντελώς διαφορετική διεύθυνση, συνήθως υποδεικνύει ότι στάλθηκε μέσω κρυφής κοινοποίησης (BCC). Αυτός είναι ένας οικονομικός και γρήγορος τρόπος για μαζική αποστολή emails, χρησιμοποιώντας δωρεάν παρόχους και γενικούς servers αλληλογραφίας που προορίζονται για θεμιτές μαζικές αποστολές (όπως τα newsletters). Οι πάροχοι ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που διαχειρίζονται νόμιμες μαζικές αποστολές επωμίζονται αυξημένα λειτουργικά έξοδα, επειδή υιοθετούν συγκεκριμένες δικλίδες ασφαλείας και πολιτικές προστασίας· για παράδειγμα, ένας χρήστης πρέπει να αποκαλύψει την ταυτότητά του και να δώσει εξηγήσεις σχετικά με το πώς απέκτησε τη λίστα των παραληπτών του.

Οι εγγραφές Return-Path και Reply-To στα headers ενός email μπορούν να σας δώσουν άλλη μια ένδειξη, ειδικά όταν ο φαινομενικός αποστολέας βασίζεται σε κάποιον εμπορικό ή δωρεάν πάροχο, όπως το outlook.com ή το gmail.com. Αν στα παραπάνω πεδία εντοπίσω διευθύνσεις διαφορετικές από εκείνη που φαίνεται ως αποστολέας, με κάνει να αναρωτιέμαι γιατί ο αποστολέας επέλεξε να χρησιμοποιήσει κάποιο alias. Ενδεχομένως να το επέλεξε επειδή η κύρια διεύθυνσή του έχει ήδη καταχωρηθεί σε κάποια spam list ή επειδή ταυτόχρονα τρέχει πολλές διαφορετικές θεματικές καμπάνιες επιθέσεων – και έτσι, για παράδειγμα, θα ήταν ελάχιστα αληθοφανές αν η τράπεζά σας σάς απέστελνε μήνυμα από υποκατάστημα στη Νιγηρία, ή αν το διαφημιστικό μιας πολύ δελεαστικής προσφοράς τραπεζικού δανείου προερχόταν από διαφημιστική με ειδίκευση στα καζίνο.

Μου είναι αντιληπτό ότι τα headers ενός email δεν είναι ιδιαίτερα φιλικά ή ευανάγνωστα για τον μέσο άνθρωπο. Ωστόσο, στην εποχή της Τεχνητής Νοημοσύνης, αυτό δεν πρέπει να αποτελεί πλέον πρόβλημα. Ακόμα και με έναν δωρεάν λογαριασμό στο Microsoft Copilot ή στο Google Gemini, οποιοσδήποτε μπορεί να κατανοήσει τα headers κάνοντας απλώς μια αντιγραφή-επικόλληση, λαμβάνοντας άμεσα ξεκάθαρες εξηγήσεις.

Τέλος, μια μέθοδος που χρησιμοποιώ προσωπικά συχνά-πυκνά είναι το εργαλείο “SPF Record Checker” στο DomainIntel.app. Με βοηθάει να βγάλω συμπεράσματα όχι μόνο για το αν ένας αποστολέας είναι επικίνδυνος, αλλά και για το αν η εν λόγω επιχείρηση είναι ένας εξελιγμένος (sophisticated) χρήστης που σέβεται την τεχνολογία. Το σκεπτικό έχει ως εξής:

Η χρήση self-hosted θυρίδων αλληλογραφίας σε shared hosting servers είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος για την επαγγελματική επικοινωνία. Καταρχάς, στερούνται ποιοτικών εργαλείων για τον συγχρονισμό ημερολογίων και επαφών στις διάφορες συσκευές της εταιρείας. Κατά δεύτερον, υπάρχει μηδενικός έλεγχος πάνω στους υπόλοιπους χρήστες του ίδιου server· αυτοί οι «συγκάτοικοι» θα μπορούσαν να βάλουν την IP σας σε κάποια blocklist εν ριπή οφθαλμού. Τέλος, στέλνοντας όλων των ειδών τα emails (newsletters, εορταστικές ευχές, ειδοποιήσεις, τιμολόγια και την πραγματική αλληλογραφία σας) από την ίδια ακριβώς πηγή, τα φίλτρα των παραληπτών και συνεργατών σας ενδέχεται να αρχίσουν να ταξινομούν κάθε email που προέρχεται από την επιχείρησή σας ως spam, ανεξάρτητα από το πραγματικό του περιεχόμενο. Σύντομα, οτιδήποτε στέλνει η επιχείρησή σας καταλήγει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, όσο σημαντικό κι αν είναι το περιεχόμενο που φέρει.

Αν κάποιος ελέγξει τα δικά μου, προσωπικά SPF records, θα διαπιστώσει ότι στο root domain μου χρησιμοποιώ “v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all“. Αυτό συμβαίνει επειδή φιλοξενώ την επαγγελματική μου θυρίδα στους servers του Microsoft Exchange Online, ενώ χρησιμοποιώ διαφορετικά subdomains για την τιμολόγηση, την εφαρμογή προγραμματισμού των ραντεβού μου και το cloud συνεργασίας (collaboration) με τους πελάτες. Ακόμα κι αν ένας πελάτης επιλέξει να μαρκάρει ως spam μια αυτοματοποιημένη ειδοποίηση για ένα επερχόμενο ραντεβού, εξακολουθώ να έχω εξαιρετικές πιθανότητες να λάβει τα απευθείας emails που του στέλνω εγώ ο ίδιος προσωπικά.

Ας υποθέσουμε τώρα, ένα, μάλλον, φανταστικό σενάριο εργασίας. Έχω κατά νου μια ιδιαίτερα ενοχλητική επιχείρηση σεμιναρίων. Όσες φορές κι αν έχω διαγραφεί από τη mailing list τους, συνεχίζουν να μου στέλνουν email καθημερινά με «σούπερ προσφορές» για επαγγελματικά σεμινάρια που υποτίθεται ότι θα μεταμορφώσουν την καριέρα μου τόσο πολύ, που όλη η Wall Street θα ζητωκραυγάζει το όνομά μου αντί για το χαρακτηριστικό καμπανάκι έναρξης, ενώ η γυναίκα μου θα με καλωσορίζει στο σπίτι με βαριά καθαρεύουσα προφορά λέγοντας: «Ὦ, Βασιλεῦ μου, ἀπόθεσον τὸ βάρος τοῦ Στέμματος!». Το SPF record τους είναι: “v=spf1 include:_spf.webador.com include:spf.sendinblue.com ~all“. Μια τέτοια ρύθμιση φωνάζει διάφορα πράγματα. Για παράδειγμα, ότι βασίζονται σε έναν πάμφθηνο shared hosting server που υποστηρίζει μόνο έναν τυχαίο web builder. Η δεύτερη υπηρεσία είναι μια πλατφόρμα newsletters (ξανά, με δωρεάν πακέτο – free tier), ενώ είναι προφανές ότι απουσιάζει οποιαδήποτε πρόνοια για σωστά ρυθμισμένες θυρίδες (mailboxes) για το προσωπικό της επιχείρησης. Τέλος, ένα έμπειρο μάτι θα παρατηρήσει ότι (α) στη δική μου περίπτωση, ο μηχανισμός -all δίνει εντολή στους mail servers να απορρίπτουν αυστηρά κάθε email που ισχυρίζεται ότι έχει ως αποστολέα το root domain μου, εάν δεν προέρχεται από τους servers της Microsoft. Η δεύτερη επιχείρηση, (β) τοποθετώντας το ~all στο τέλος, δίνει εντολή στους mail servers να αποδέχονται όλα τα emails, ακόμα κι όταν αυτά δεν προέρχονται από τον shared server ή την πλατφόρμα newsletters τους.

Ένα domain που περνάει κάθε έλεγχο μπορεί να εξακολουθεί να είναι πλαστό

Τίποτα από τα παραπάνω δεν σας προστατεύει από ένα domain που ακολουθεί απόλυτα τους κανόνες, ενώ παραμένει πλαστό. Τα SPF, DKIM και DMARC επιβεβαιώνουν μόνο ότι ένα μήνυμα προήλθε από το domain που ισχυρίζεται ότι προήλθε. Δεν μας λένε απολύτως τίποτα για το κατά πόσο αυτό το domain ανήκει στο άτομο ή την εταιρεία που νομίζετε. Ένας απατεώνας μπορεί να κατοχυρώσει το yourbnak.com (τυπογραφικό λάθος δηλαδή), ή μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα κυριλλικό γράμμα το οποίο είναι οπτικά πανομοιότυπο με ένα λατινικό γράμμα στο όνομα της τράπεζάς σας· θα περάσει με επιτυχία κάθε τεχνικό έλεγχο, διότι αυτοί οι έλεγχοι δεν δημιουργήθηκαν ποτέ για να πιάσουν τέτοια τεχνάσματα.

Η πιο απλή εκδοχή αυτού του τεχνάσματος είναι ένα domain φτιαγμένο για να διαβαστεί λάθος, παρά να κωδικοποιηθεί λάθος. Ένα γράμμα που λείπει (exmple.com), ένα αντεστραμμένο ζεύγος γραμμάτων (exmaple.com), ή μια προσθήκη ενός επιπλέον ενωτικού ή λέξης που ωστόσο ακούγεται επίσημη ή αδιάφορη (yourbank-security.com) περνούν ως συνηθισμένα domains για έναν υπολογιστή, ενώ ταυτόχρονα ξεγελούν έναν αναγνώστη που βιάζεται. Τίποτα από όλα αυτά δεν απαιτεί ούτε μια γραμμή παράνομου κώδικα· ολόκληρη η επίθεση είναι το ίδιο το όνομα, που κατοχυρώθηκε για λίγα ευρώ και απλώς περιμένει κάποιον να το διαβάσει βιαστικά.

Αντί για την ορθογραφία, υπάρχει μια πιο εξελιγμένη προσέγγιση. Σε πολλά αλφάβητα, ορισμένα γράμματα εμφανίζονται ακριβώς ίδια σε μια οθόνη· για παράδειγμα, το κυριλλικό “а” και το λατινικό “a” είναι διαφορετικοί χαρακτήρες για έναν υπολογιστή, αλλά οπτικά δεν ξεχωρίζουν στο ανθρώπινο μάτι. Η κατοχύρωση ενός domain με έναν τέτοιο πανομοιότυπο χαρακτήρα, παράγει ένα όνομα που διαβάζεται πανομοιότυπα, αλλά ανήκει σε διαφορετικό αλφάβητο (homograph attack). Μόλις οι browsers εντοπίσουν αυτή την ανάμειξη γραφών (scripts), συνήθως καταφεύγουν στην εμφάνιση της ακατέργαστης μορφής του domain: μιας σειράς χαρακτήρων που ξεκινά με το xn--. Ωστόσο, τα προγράμματα email δεν είναι το ίδιο συνεπή με τους browsers στον εντοπισμό τέτοιων domains με μικτές γραφές, οπότε αυτή η τεχνική παραμένει εξαιρετικά αξιόπιστη μέσα στα εισερχόμενά σας, πριν καν κάνετε κλικ.

Πριν κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο, περάστε το ποντίκι από πάνω (hover) ή πατήστε παρατεταμένα στην οθόνη του κινητού σας για να δείτε την πραγματική διεύθυνση, και όχι το κείμενο που την περιβάλλει. Διαβάστε την αργά, χαρακτήρα προς χαρακτήρα, ξεκινώντας αμέσως μετά το σύμβολο @ ή την πρώτη μονή κάθετο (slash). Αν οτιδήποτε σας φαίνεται παράξενο, ή αν θέλετε μια δεύτερη γνώμη, κάντε επικόλληση το domain σε ένα εργαλείο αναζήτησης όπως το DomainIntel.app. Μαζί με τις εγγραφές SPF, DKIM και DMARC, θα σας δείξει επίσης πότε κατοχυρώθηκε το domain και αν εμφανίζεται ήδη σε κάποια λίστα spam. Ένα domain που δημιουργήθηκε την περασμένη εβδομάδα, δεν έχει ρυθμίσει καμία αυθεντικοποίηση και είναι ήδη “σημαδεμένο” (flagged), δεν είναι σύμπτωση.

Πριν κάνετε κλικ

Όταν καταφθάνει ένα ύποπτο email, η σειρά των ενεργειών έχει μεγαλύτερη σημασία από οποιονδήποτε μεμονωμένο έλεγχο.

• Μην κάνετε κλικ σε κανέναν σύνδεσμο και μην ανοίξετε κανένα συνημμένο ακόμα.
• Ελέγξτε το αποτέλεσμα αυθεντικοποίησης που περιγράψαμε νωρίτερα: τα spf, dkim και dmarc θα πρέπει όλα να αναγράφουν “pass“.
• Περάστε το ποντίκι πάνω από τη διεύθυνση του αποστολέα και πάνω από τους συνδέσμους, και διαβάστε το πραγματικό domain αργά, χαρακτήρα προς χαρακτήρα.
• Αν κάτι σας φαίνεται ύποπτο, επιβεβαιώστε το μέσα από ένα κανάλι επικοινωνίας που ήδη εμπιστεύεστε, όπως το να καλέσετε το άτομο ή την εταιρεία σε έναν αριθμό που είχατε ήδη, και όχι σε αυτόν που αναγράφεται μέσα στο ίδιο το email.
• Αν εξακολουθεί να φαίνεται λάθος, μην το προωθήσετε σε όλο το γραφείο για να ρωτήσετε· αυτό απλώς εξαπλώνει τον κίνδυνο. Διαγράψτε το, ή αναφέρετέ το στον πάροχό σας ή στον υπεύθυνο ΙΤ.

Κανένα από αυτά τα βήματα δεν απαιτεί τεχνικές δεξιότητες. Απαιτούν μόνο να ρίξετε λίγο τους ρυθμούς σας, για τα τριάντα δευτερόλεπτα που χρειάζονται για να κοιτάξετε προσεκτικά.