Bάση δεδομένων είναι οποιαδήποτε οργανωμένη συλλογή πληροφοριών, οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε οποιοδήποτε μέσο (π.χ. ψηφιακά όπως σε σκληρό δίσκο, φυσικά όπως σε ένα ντοσιέ) και οποιαδήποτε στιγμή έχουμε την ικανότητα να αντλούμε εύκολα μέρος των πληροφοριών που χρειαζόμαστε.
Από την καθημερινότητά μας, ενδεικτική βάση δεδομένων αποτελεί ένας τηλεφωνικός κατάλογος ή ένα λεξικό, ενώ στον ψηφιακό κόσμο η πλειονότητα των δικτυακών τόπων χρησιμοποιούν βάσεις δεδομένων για να αποθηκεύουν τα δεδομένα τους (ειδήσεις, άρθρα, αποτελέσματα αγώνων κτλ).
Παρατηρούμε ότι μια βάση δεδομένων δεν αφορά μόνο τον ψηφιακό κόσμο αλλά και ότι ο ρόλος της ενδέχεται να είναι ιδιαίτερα δυσδιάκριτος, λ.χ. ο πίνακας με τα scores σε ένα video game ή το σύστημα οργάνωσης και διαχείρισης μιας βιβλιοθήκης.
Η έννοια οργάνωση στα δεδομένα που απαρτίζουν μια βάση δεδομένων, δεν ταυτίζεται με τυχόν ομοιότητα στα χαρακτηριστικά τους. Στην ίδια βάση δεδομένων μπορούμε να έχουμε ταυτόχρονα εντελώς διαφορετικά και ανόμοια δεδομένα. Μια καρτέλα πελάτη στη βάση δεδομένων μιας αεροπορικής εταιρίας είναι αρκετά πιθανόν να εμπεριέχει πληροφορίες, όπως η οικογενειακή του κατάσταση, το τηλέφωνο του ή ο αριθμός της πιστωτικής του κάρτας αλλά ακόμη και τα δακτυλικά του αποτυπώματα. Το ίδιο συμβαίνει και στις ψηφιακές βάσεις δεδομένων. Κατά την αποθήκευση ενός άρθρου, δεν αποθηκεύεται μόνο το κείμενο του, αλλά για παράδειγμα οι φωτογραφίες που το συνοδεύουν, το όνομα του αρθρογράφου και η ημερομηνία δημοσίευσης.
Η οργάνωση των δεδομένων αφορά τη σημασιολογική υπόσταση που προσδίδουν σε αυτά οι άμεσοι ενδιαφερόμενοι των δεδομένων αυτών. Για αυτό το λόγο, πριν καταχωρηθούν οι πληροφορίες, θα πρέπει προηγουμένως να έχουν υποστεί την κατάλληλη επεξεργασία. Στην κατάλληλη επεξεργασία επιδιώκουμε τόσο τον ακριβή εντοπισμό των δεδομένων που θέλουμε να καταγράφουμε, όσο και την μορφή τους (π.χ. Ελληνικοί ή Λατινικοί χαρακτήρες και οι διαστάσεις της φωτογραφίας). Ένας διευθυντής σχολείου για να δημιουργήσει μία βάση δεδομένων των μαθητών, θα καταχωρήσει ορισμένα στοιχεία τους, όπως το ονοματεπώνυμο, την διεύθυνση, το τηλέφωνο, το τμήμα κλπ, αλλά όχι όμως πληροφορίες, όπως το ύψος τους ή το χρώμα των μαλλιών τους, διότι ως πληροφορίες αυτά τα χαρακτηριστικά δεν έχουν ενδιαφέρον.
Μέχρι τώρα εξετάσαμε τις εισόδους που επιδέχεται μια βάση δεδομένων, ωστόσο σημαντικά συστατικά της βάσης δεδομένων αποτελούν και οι έξοδοι και οι εσωτερικές διαδικασίες. Όσο αφορά τις διαδικασίες, πρέπει να οριστούν οι κανόνες, η συμπεριφορά των χειριστών και ο τρόπος χειρισμού της βάσης δεδομένων με απώτερο σκοπό τη διασφάλιση της οργάνωσης και χρησιμότητας της βάσης δεδομένων. Ένα video club δεν μπορεί να ενοικιάσει μια ταινία σε κάποιον που δεν είναι καταγεγραμμένος ως πελάτης, ενώ ο λογιστής πιθανόν να είναι υποχρεωμένος κάθε πρωί να σβήνει τη λίστα με τις ενοικιάσεις της ημέρας και στη συνέχεια να μεταφέρει το άθροισμά της στο φύλλο αποτελεσμάτων χρήσης του μήνα.
Τα δεδομένα που εξάγει μια βάση δεδομένων δεν ταυτίζονται σε καμία περίπτωση με τα δεδομένα εισαγωγής. Όχι μόνο επειδή ενδέχεται να έχουμε παραγόμενα δεδομένα (λ.χ. όταν από την ημερομηνία γέννησης θέλουμε να εμφανίζεται η ηλικία του πελάτη ή όταν από γεωγραφικές συνταγμένες θέλουμε να εξαγάγουμε έναν χάρτη) αλλά και επειδή επιθυμούμε διαφορετική μορφή και συνδυασμό αυτών. Η καθηγήτρια ενός σχολείου πιθανόν να χρειάζεται μια λίστα μόνο με τους μαθητές του τμήματός της, και μόνο με το όνομα και τους τελευταίους βαθμούς στα διαγωνίσματα του μαθήματός της. Αντίθετα ο διευθυντής χρειάζεται μια συνολική λίστα από όλους τους μαθητές μαζί με τα τηλέφωνα των κηδεμόνων.
Η τεχνική μορφή της βάσης δεδομένων εξαρτάται 1) από την υφή και την ποικιλία των δεδομένων 2) την πολυπλοκότητα των εκροών 3) τον αριθμό των χειριστών της βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα η γραμματέας μιας εταιρίας πιθανόν να της αρκεί τα εσωτερικά τηλέφωνα να τα καταγράψει σε ένα post-it – διότι στην ουσία πρόκειται για μια απλή λίστα πληροφοριών, ο λογιστής να καταγράφει τις ληξιπρόθεσμες σε ένα αρχείο Excel αλλά ο υπεύθυνος αποθήκης και διακίνησης πιθανόν να του είναι εντελώς απαραίτητο ένα σύστημα RDBMS.
Συνοψίζοντας λοιπόν η υιοθέτηση της έννοιας βάσης δεδομένων, δεν αποσκοπεί μόνο στην απλή διασφάλιση των δεδομένων αλλά και στην εύκολη αναζήτησή τους μέσα σε ένα οργανωμένο περιβάλλον, εύκολος και επιλεκτικός συνδυασμός δεδομένων και διασφάλιση της εγκυρότητας των δεδομένων. Ένα καλοσχεδιασμένο σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων αποτρέπει και το φαινόμενο της πλεονάζουσας πληροφορίας. Για παράδειγμα ένας βιβλιοθηκάριος σε κάθε καταγραφή ενοικίασης δεν χρειάζεται να καταγράφει όλα τα στοιχεία του πελάτη, αρκεί ο κωδικός του εκάστοτε πελάτη και αν προκύψει η ανάγκη τότε και μέσα από μια διαδικασία συνδυασμού πληροφοριών θα είναι εύκολο να βρεθούν τα ονοματεπώνυμα από τους τελευταίους που ενοικιάσαν το συγκεκριμένο βιβλίο.
Θα ασχοληθούμε μόνο με το μοντέλο των σχεσιακών βάσεων δεδομένων και στην υλοποίηση τους από την MS Access. Παρόλα αυτά και καθώς γίνεται όλο και πιο επιτακτική η ανάγκη για Real-Time εφαρμογές (π.χ. το «newsfeed» στο facebook), οι «NoSQL» βάσεις δεδομένων γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς.
